LIVE-WEBINAR: Modernes Projektmanagement – am Beispiel der Digitalisierung einer Baurechtsbehörde

In einer Arbeitswelt, in der die Anforderungen an den öffentlichen Dienst immer komplexer werden, in welcher der Termindruck immer mehr steigt, obwohl gleichzeitig die Ressourcen (Personal und Finanzen) immer knapper werden, spielen Projekte eine zunehmend bedeutende Rolle. Bei vielen Neuerungen in der Verwaltung empfiehlt sich die Umsetzung im Rahmen einer Projektstruktur, um Ämter und Aufgaben erfolgreich zu managen. Das halbtägige Seminar befasst sich mit der Frage, wann eine Projektstruktur sinnvoll ist und wann Aufgaben besser in der herkömmlichen Linienorganisation erledigt werden. Am Beispiel der Einführung des Virtuellen Bauamts Baden-Württemberg werden insbesondere die einzelnen Projektphasen, die Auftragsklärung, die Rollen der beteiligten Akteure, der Projektzeitenplan und die Projektdokumentation dargestellt. Die Digitalisierung der Verwaltung eignet sich hervorragendes Beispiel, um zeitgemäßes Projektmanagement darzustellen und die Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren bei der Projektarbeit zu benennen. Die Erkenntnisse und Erfahrungen lassen sich auch auf andere Bereiche der Verwaltung übertragen, wo Vorhaben anhand von modernen Projektstrukturen umgesetzt werden sollen. Beispielhaft kann hier auf den Neubau einer Sporthalle oder eines Feuerwehrgerätehauses, die Vorbereitung einer Gartenschau, die Einführung eines Gestaltungsbeirats oder die Implementierung eines neuen EDV-Fachverfahrens verwiesen werden.

Inhalte

• Darstellung der Ausgangslage
  • Wo gibt es Projekte in der öffentlichen Verwaltung?
  • Wann eignet sich eine Projektstruktur und wann nicht?
  • Projektvorstellung: Die Einführung des Virtuellen Bauamts Baden-Württemberg am Beispiel einer unteren Baurechtsbehörde
• Was ist ein Projekt? – Projektdefinition
  • Merkmale eines Projekts (komplex, einmalig, bereichsübergreifend, zeitliche Befristung, begrenzte Ressourcen)
  • Abgrenzung zur Linienorganisation
  • Zusammenarbeit mit der Linienorganisation
• Projektmanagement am Beispiel der Einführung des Virtuellen Bauamts Baden-Württemberg
  • Projektphasen: Definitionsphase, Planungsphase, Realisationsphase, Abschlussphase
  • Projektbeteiligte: Auftraggeber, Projektleiter, Projekt(lenkungs)gruppe, Berater
  • Projektbudget
  • Projektzeitenplan
  • Projektdokumentation
• Herausforderungen, Umgang mit Schwierigkeiten und Rückschlägen
  • Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren (Big Points zuerst, nicht verzetteln, „Produkte von der Stange“, keine (teuren) Sonderlösungen/Maßanfertigungen, „Keep it simple“
  • Woran scheitern Projekte?
  • Aus Fehlern lernen „Manöverkritik“
  • Meilensteine – Feiern von Erfolgen!
• Wichtige Voraussetzungen bei der Projektarbeit
  • Einbindung der Verwaltungsspitze (Oberbürgermeister, Dezernatsleitung, Landrätin)
  • Öffentlichkeits- und Pressearbeit
  • Informelle Netzwerke: Dienstbesprechungen, Nachbarkommunen, „Das Ministerium als Gast“, Vom Besten lernen
• Projektabschluss und Zusammenfassung, Überleitung der Ergebnisse auf andere Bereiche der Verwaltung
  • Auf der Zielgeraden (Gesetzlich vorgegebenes Enddatum, Ausstellungseröffnung der Gartenschau, Beginn neues Schuljahr)
  • Übertragbarkeit der Erkenntnisse auf andere Projekte der öffentlichen Verwaltung
  • Auflösung der Projektstruktur und Rückkehr zur Linienorganisation

Lernziele

Sie lernen die einzelnen Projektphasen an einem konkreten Praxisbeispiel kennen und können diese in andere Bereiche anwenden.

Zielgruppe

Das Seminar eignet sich für Mitarbeitende (Sachbearbeitende, Projektleitende, Führungskräfte) von öffentlichen Verwaltungen, welche für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten verantwortlich sind.

Technische Anforderungen

Diese Veranstaltung wird LIVE als WEBINAR durchgeführt. Eine Teilnahme ist nur ONLINE möglich.

Technische Voraussetzungen zur Online-Teilnahme:

• Hardware: PC, Tablet oder Smartphone mit stabiler Internet-Verbindung, standardmäßige PC-/Laptop-Lautsprecher oder Kopfhörer und Kamera, um sich verbal und visuell zu beteiligen.
• Browser: Die Teilnahme erfolgt direkt über einen Internet-Browser und erfordert keine weitere Software oder Plug-Ins. Uneingeschränkt funktionieren Google Chrome, Microsoft Edge und Safari (jeweils aktuelle Version). Wir empfehlen Google Chrome. Achtung: Internet Explorer oder Firefox werden nicht unterstützt!
• Wichtig: Starten Sie den Browser direkt auf Ihrem PC! Citrix- oder Remote-Desktop-Umgebungen sowie Internetzugänge über eine VPN-Verbindung können zu Problemen führen.
• Testraum: Testen Sie vorab Ihre technische Ausstattung in unserem Testraum unter: http://webinare.vwa-digital.de. So stellen Sie sicher, dass alles einwandfrei funktioniert. Achtung: Der Testraum ist nicht Ihr virtueller Seminarraum.

Wichtige Informationen für Ihre Online-Teilnahme:

Personalisierte Zugangsdaten = Einzelzugang

• Mit Ihrer Anmeldebestätigung erhalten Sie personalisierte Zugangsdaten per Mail. Bitte überprüfen Sie ggfs. Ihren Spam-Ordner.
• Bewahren Sie Ihre persönlichen Zugangsdaten sicher auf. Sie behalten ihre Gültigkeit für alle künftigen Online-Veranstaltungen der Württ. VWA.
• Ihre Zugangsdaten sind ausschließlich für Ihre persönliche Nutzung bestimmt. Zugangsdaten dürfen weder an Dritte weitergegeben noch gemeinsam mit anderen Personen genutzt werden. Jede/r weitere Teilnehmende muss über einen eigenen, separaten Zugang verfügen. Jeder Verstoß stellt einen Betrugsversuch dar und wird verfolgt.

Mikrofon/Kamera

• Unsere Online-Seminare sind interaktiv gestaltet. Wählen Sie sich deshalb immer mit Mikrofon ein und aktivieren Sie Ihre Kamera.

Check-In-Zeit

• Der Webinar-Raum ist ca. 30 Minuten vor Seminarbeginn geöffnet. In diesem „Check-In-Zeitfenster“ helfen wir Ihnen, mögliche technische Probleme zu beheben.

IT-Hotline 0711 21041-9999

• Sollten Sie Schwierigkeiten bei Ihrer Einwahl haben, überprüfen Sie, ob Sie die oben beschriebene Ausstattung und einen passenden Internet-Browser nutzen sowie außerhalb von Citrix- oder Remote-Desktop-Umgebungen eingewählt sind. Bei technischen Problemen kontaktieren Sie unsere IT-Service-Hotline unter 0711 21041-9999.

Vorab-Download von Unterlagen

• Unterlagen stehen ca. 1 (Werk)Tag vor Veranstaltungsbeginn zum Download über Ihre Zugangsdaten bereit und bleiben ca. 1 Woche verfügbar.

Teilnahmebestätigung

• Über die Teilnahme an der Veranstaltung stellen wir Ihnen eine Teilnahmebestätigung aus. Diese erhalten Sie per E-Mail.