Hinweise zum Datenschutz für Videokonferenzen über Microsoft Teams

Württembergische Verwaltungs- und Wirtschafts-Akademie e. V. (VWA)

1. Präambel

Es ist unser Anspruch, unseren Veranstaltungsteilnehmern und Partnern unsere Leistungen auf höchstem Niveau und effizient zu erbringen. Auch wollen wir intern entsprechend effizient arbeiten. Daher setzen wir u.a. das Videokonferenz-Tool Microsoft Teams zur Kommunikation mit Ihnen ein. Wir, das ist die Württembergische Verwaltungs- und Wirtschafts-Akademie e. V.

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams. Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir nach den Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr.1 DSGVO) („Daten“).

2. Verantwortlicher

Wir sind verantwortlich für die mit der Durchführung von Videokonferenzen über Microsoft Teams unmittelbar im Zusammenhang stehenden Verarbeitung Ihrer Daten, es sei denn es ist ausdrücklich etwas anderes angegeben.

Unsere Kontaktdaten lauten: Württembergische Verwaltungs- und Wirtschafts-Akademie e. V., Wolframstraße 32, 70191 Stuttgart, E-Mail: datenschutz@w-vwa.de

3. Unser Datenschutzbeauftragter

Wenn Sie eine Frage zum Datenschutz oder zur Datensicherheit haben, erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten per E-Mail unter datenschutz@w-vwa.de oder per Post unter Württembergische Verwaltungs- und Wirtschafts-Akademie e. V., Datenschutzbeauftragter, Wolframstraße 32, 70191 Stuttgart.

4. Kategorien der personenbezogenen Daten

Im Rahmen der Durchführung von Videokonferenzen über Microsoft Teams verarbeiten wir verschiedene Kategorien von Daten der Kommunikationsteilnehmer („Datenkategorien“). Welche Datenkategorien dies in Ihrem Fall sind, hängt auch davon ab, welche Angaben Sie vor und während der Videokonferenz machen. Die verarbeiteten Daten können jeweils einer oder mehreren der folgenden Datenkategorien zugeordnet werden:

• Benutzerdaten: Daten, die sich unmittelbar auf Sie als Benutzer beziehen (z.B. Anmeldedaten, Profilbild, Benutzername, bevorzugte Sprache);
• Kontaktdaten: Daten, die dem Kommunikationsaustausch dienen (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer);
• Kommunikationsdaten: Daten, die Gegenstand von Kommunikation und Mitteilungen sind (z.B. Inhalt von Chats, soweit die Chatfunktion aktiviert ist, oder Informationen, die durch geteilte Bildschirminhalte mitgeteilt werden, soweit diese Funktionen aktiviert sind) und Daten, die mit unserer Kommunikation in direktem Zusammenhang stehen (z.B. Daten von der von Ihnen verwendeten Videokamera oder Ihres Mikrofons, soweit diese aktiviert sind).
• Nutzungsdaten: Metadaten, die sich auf unsere Videokonferenz beziehen (z.B. Ort, Konferenz-ID, Datum, Uhrzeit, IP-Adresse).

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Alle oben genannten Datenkategorien verarbeiten wir für den Zweck der Durchführung von Videokonferenzen über Microsoft Teams.

Soweit wir die Videokonferenz zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen einsetzen, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten Art. 6 Abs. 1 b DSGVO (bzw. wenn Sie unser Beschäftigter sind § 26 Abs. 1 BDSG). Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO). Das berechtigte Interesse besteht in der effizienten Kommunikation.

Ohne vorherige Absprache mit Ihnen werden wir Ton und/oder Bild niemals aufzeichnen. Sollten wir uns jedoch in Ausnahmefällen auf eine Aufzeichnung verständigen, geschieht dies nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Die Rechtsgrundlage wäre in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 a DSGVO.

6. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Grundsätzlich werden die im Zuge der Videokonferenz erhobenen Daten nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, diese sind eindeutig dazu bestimmt. In bestimmten Fällen werden Ihre Daten notwendigerweise auch an den Anbieter von Microsoft Teams übertragen, namentlich an die Microsoft Corporation oder andere Gesellschaften der Microsoft Unternehmensgruppe. Das erfolgt ausschließlich im Zusammenhang mit dem oben genannten Zweck der Verarbeitung Ihrer Daten.

Microsoft wird solche Daten verwenden, um (a) uns Microsoft Teams gemäß unseren dokumentierten Anweisungen bereitzustellen, und (b) um legitime Geschäftstätigkeiten von Microsoft zu verfolgen, die mit der Bereitstellung vom Microsoft Teams an uns verbunden sind (z.B. Rechnungsstellung, Bekämpfung von Betrug, Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen). In dem Umfang, in dem Microsoft personenbezogene Daten in Verbindung ihren legitimen Geschäftsvorgängen verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für diese Nutzung der Daten und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Verpflichtungen eines Verantwortlichen. Die Datenschutzhinweise von Microsoft finden Sie hier: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

7. Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland

Grundsätzlich erfolgt die Speicherung der Daten in Rechenzentren in der EU. Jedoch kann es auch erforderlich sein, dass bestimmte Daten an die Microsoft Corporation in den USA übermittelt werden. Die USA gilt als Drittland, das kein angemessenes Datenschutzniveau bietet. Daher beruht der Datentransfer an die Microsoft Corporation auf zwischen uns und ihr abgeschlossenen Standardvertragsklauseln. Kopien dieser Standardvertragsklauseln können Sie von uns unter datenschutz@w-vwa.de anfragen.

8. Dauer der Datenspeicherung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die in diesen Hinweisen erläuterten Zwecken erforderlich ist oder wie wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Bei der Festlegung der Dauer der Datenspeicherung berücksichtigen wir insbesondere den Zweck für den die Daten verarbeitet werden und inwieweit dieser Zweck auch ohne diese Daten erreicht werden kann, den Umfang und die Kategorien der Daten, Gefahren bei Verletzung des Schutzes der personenbezogenen Daten und gesetzliche Pflichten zur Aufbewahrung der Daten.

9. Ihre Datenschutzrechte

Wenn Sie Fragen zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben, erteilen wir Ihnen selbstverständlich gerne Auskunft über die Sie betreffenden Daten (Art. 15 DSGVO). Außerdem haben Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Schließlich haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO, § 19 BDSG; LfDI BW, Königstrasse 10 a, 70173 Stuttgart). Wenn wir Ihre Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht die erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Ihr Widerspruchsrecht: Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Interessenabwägung verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Außerdem können Sie allgemein der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, wenn wir diese für Zwecke der Direktwerbung verarbeiten sollten (Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

Stand: März 2021